輸出許可通知書はどうもらう？クーリエや発送代行に依頼しないともらえないときの確認と、発送ごとに受け取る方法
消費税の申告の準備をしていて、税理士から「輸出許可通知書を全部そろえてください」と言われた。ところが、手元には1枚もない。クーリエに問い合わせると「個別にご依頼ください」。代行会社に聞くと「名義が当社なので、委任状が必要です」——。1年分を集めるのに、何週間もかかってしまった。
輸出許可通知書は、必要になってから集めようとすると、思った以上に手間がかかる書類です。
「輸出許可通知書は、どうやってもらえばいいの？いつ、誰に頼めばいいの？」
この記事では、輸出許可通知書のもらい方と、発送する前に確認しておくこと、クーリエや発送代行会社への依頼の仕方、発送ごとに受け取って保存する方法を整理します。Amazon輸出に限らず、海外へ商品を送る事業者に共通する内容です。
輸出許可通知書をもらうときの考え方
輸出許可通知書は、発送しただけで自動的に届く書類ではないことがあります。そして、必要になってから取り寄せようとすると、時間も手間もかかります。
大切なのは、発送する前に受け取り方を確かめ、発送ごとに受け取ることです。次の順で整えます。
やること
輸出許可通知書とは
輸出許可通知書は、日本からの輸出が許可されたことを示す書類です。税関での輸出の手続きが終わったあとに発行されます。物販や輸出の事業では、主に次のような場面で必要になります。
消費税の還付で輸出許可通知書がどう使われるか、ほかに保存する書類は何かは、こちらの記事で詳しく解説しています。
消費税の還付の書類を詳しく解説輸出の証明書類が揃わず、消費税の還付を受けられない。輸出還付金の仕組みと、提出する書類・保存する書類の分け方
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発送しただけでは、手元に届くとは限らない
輸出許可通知書は、発送しただけで、自動的に手元へ届くとは限りません。受け取り方は、利用する会社によって違います。
| 受け取り方 | 内容 |
|---|---|
| メールでの送付 | 輸出の許可が出たあと、メールで送られてくる |
| 会員画面からのダウンロード | 利用している会社の会員画面から、自分でダウンロードする |
| 個別の取得の依頼 | 必要なときに、自分から依頼して発行・送付してもらう |
「個別の取得の依頼」が必要な会社を使っているのに、そのことを知らないと、手元には1枚も届かないままということになります。まず、自分が使っている会社がどの受け取り方かを確認します。
発送する前に「どこから・いつ・誰が取得できるか」を確認する
輸出許可通知書は、輸出が許可されたあとに出る書類です。発送する前に、次のことを確認しておくと安心です。
| 確認すること | 内容 |
|---|---|
| どこから | メール、会員画面、問い合わせの窓口など、どこで受け取るか |
| いつ | 発送してから、いつごろ共有されるか |
| 誰が | 自分が直接取得できるか、名義の関係で代行会社を通す必要があるか |
| いつまで | あとから取得できる期間はいつまでか |
| 費用 | 発行や再送に費用がかかるか |
特に「いつまで取得できるか」は見落としやすい点です。期間を過ぎると取得できなくなったり、手間や費用が増えたりすることがあります。たとえばDHLは、提供できる書類を通関許可日から3年以内のものとしています。一方で、消費税の輸出免税の証明として保存が求められるのは7年間です。
クーリエに依頼するときに伝えること
DHLやFedExなどのクーリエに輸出許可通知書を依頼するときは、どの荷物の書類かがすぐ分かるように、次の情報を伝えます。
- 追跡番号（送り状の番号）
- 発送日
- 輸出者名
複数の荷物の書類をまとめて依頼する場合は、追跡番号と発送日を一覧にして伝えると、やり取りが早く進みます。
発送代行会社を使っている場合は、まず代行会社へ確認する
発送代行会社を使っている場合は、クーリエに直接問い合わせる前に、まず代行会社へ確認します。
代行会社が契約しているアカウントで発送していたり、輸出者の名義が代行会社になっていたりする場合、本人が直接取得できないことがあります。また、取得するために委任状が必要になる場合もあります。
輸出者の名義は、消費税の申告で輸出の証明として使えるかどうかにも関わります。代行会社に依頼する前に、誰の名義で輸出するのかも確認しておきます。代行会社の名義で輸出する場合は、国税庁の質疑応答にあるとおり、実際の輸出者が原本を保存し、代行会社へ「消費税輸出免税不適用連絡一覧表」を渡すことで、実際の輸出者が輸出免税を受けられます。一覧表のやり取りの方法も、あわせて確認しておきます。
代行会社を選ぶときは、書類の共有まで確認する
発送代行会社を選ぶときは、料金や作業の範囲だけでなく、書類の共有まで確認します。
| 共有してもらえるか確認する書類 | 使う場面 |
|---|---|
| 通関用のインボイス | 何をいくらで輸出したかの記録 |
| 輸出許可通知書 | 消費税の申告、Amazonの受領差異の調査 |
| 発送した商品の明細 | どの箱に何をいくつ入れたかの記録。Amazonの受領差異の調査 |
FBAに納品した商品が「見つからない」と言われたときの再調査では、こうした発送の記録が証拠になります。調査依頼で使う証拠のそろえ方は、こちらの記事で詳しく解説しています。
調査依頼の証拠を詳しく解説FBA納品の調査依頼が「見つかりませんでした」で終わった。紛失した在庫の再調査に必要な証拠と、否認されたときの次の手
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申告の直前ではなく、発送ごとに受け取る
輸出許可通知書は、申告の直前にまとめて取り寄せるのではなく、発送ごとに取得する運用を整えます。
発送ごとに受け取っていれば、取得の漏れや、記載の疑問に早く気づけます。名義が違う、数量が合わないといった問題も、発送してすぐなら確認や修正がしやすく、あとの確認の作業が減ります。
米国向けのFBA納品と通関を日々行っていると、確定申告の時期や、Amazonの調査で書類を求められたときに、まとめて取り寄せの依頼が来ることが多くあります。発送したら、その日のうちに書類を保存するだけで、あとから慌てることはなくなります。
まとめ
輸出許可通知書は、発送しただけで自動的に届くとは限りません。発送する前に受け取り方を確かめ、発送ごとに受け取ることが大切です。
- 輸出許可通知書は、日本からの輸出が許可されたことを示す書類。消費税の輸出免税の証明や、Amazonの受領差異の調査で使う
- 受け取り方は、メール・会員画面からのダウンロード・個別の依頼など、会社によって違う
- 発送前に「どこから・いつ・誰が取得できるか」と、取得できる期間・発行や再送の費用を確認する
- クーリエには、追跡番号・発送日・輸出者名を伝えて依頼する
- 代行会社を使っているなら、まず代行会社へ確認する。名義によっては本人が取得できない、委任状が必要な場合がある。代行会社の名義なら、消費税輸出免税不適用連絡一覧表のやり取りも確認する
- 代行会社を選ぶときは、インボイス・輸出許可通知書・商品の明細を共有してもらえるかまで確認する
- 申告の直前にまとめてではなく、発送ごとに取得して保存する
よくある質問
輸出許可通知書とは何ですか？
日本からの輸出が許可されたことを示す書類です。消費税の輸出免税を証明する書類の一つで、Amazonの受領差異などの調査で提出することもあります。
輸出許可通知書は、発送すれば自動的にもらえますか？
自動的に手元へ届くとは限りません。メールでの送付、会員画面からのダウンロード、個別の取得の依頼など、利用する会社によって受け取り方が違うので、確認しておきます。
クーリエに輸出許可通知書を依頼するときは、何を伝えればいいですか？
追跡番号・発送日・輸出者名などを伝えて依頼します。
発送代行会社を使っている場合、輸出許可通知書は自分で取れますか？
まず代行会社へ確認します。契約しているアカウントや輸出者の名義によって、本人が直接取得できない場合や、委任状が必要な場合があります。
輸出許可通知書は、いつ取り寄せればいいですか？
申告の直前にまとめて取り寄せるのではなく、発送ごとに取得する運用を整えます。取得の漏れや記載の疑問に早く気づけるので、あとの確認の作業が減ります。
米AmazonFBA納品代行サービス SLC
輸出許可書もインボイスも商品の明細も、
発送のたびに共有。必要なときにすぐ出せる。
SLCでは、発送時の輸出許可書、インボイス、納品プランごとの商品の詳細を常に共有しています。消費税の申告やAmazonの調査で必要になったときにも、すぐに提出できます。
- 発送時の輸出許可書・インボイスを常に共有
- 納品プランごとの商品の詳細も共有
- 検品・梱包・ラベリングから通関、FBA倉庫への納品まで一括で代行
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